En los últimos meses, el Ministerio de Trabajo ha avanzado en un nuevo Real Decreto que dará un giro importante al sistema de control horario. Aunque aún está en fase de borrador, se ha tramitado por la vía urgente y se prevé su publicación en los próximos meses (o próximas semanas).

Esta regulación supone un salto cualitativo en lo que se exige a las empresas: ya no basta con tener un sistema de fichaje. Ahora se requiere un registro digital objetivo, fiable y accesible, con un nivel de detalle mucho mayor que el vigente.  

El objetivo principal es garantizar que el tiempo de trabajo se registre sin posibilidad de manipulación, mejorar la conciliación y reforzar la capacidad de la Inspección de Trabajo para detectar excesos de jornada o fraudes.  

UN REGISTRO MÁS DETALLADO 

El nuevo decreto define un contenido mínimo obligatorio para todos los registros digitales. Cada jornada debe incluir: 

• Identificación del trabajador. 

• Tipo de jornada (completa o parcial). 

• Hora y minuto exactos de inicio y fin. 

• Todas las pausas no computables. 

• Modalidad de trabajo (presencial, teletrabajo o híbrido). 

• Horas ordinarias, extras o complementarias, incluyendo su compensación. 

• Tiempos de disponibilidad, interrupciones por derecho a la desconexión y otras medidas de flexibilidad o conciliación. 

• Totalización diaria y mensual de horas. 

• Identificación del autor de cualquier modificación y constancia de los cambios mediante una "huella digital".  

Este nivel de precisión obliga a los sistemas tecnológicos a registrar, conservar y estructurar una cantidad de datos mucho mayor que la requerida hasta ahora. 

REQUISITOS DE OBJETIVIDAD, FIABILIDAD Y ACCESIBILIDAD 

El sistema debe ser: 

• Objetivo: no puede existir margen de manipulación. 

• Fiable: ninguna modificación puede hacerse sin autorización conjunta de empresa y trabajador, y toda alteración debe quedar documentada. 

• Accesible: cualquier persona debe poder utilizarlo fácilmente, y los datos deben estar disponibles en todo momento, respetando la confidencialidad y el RGPD.  

Esto supone que los registros deben ser auditables y protegidos ante errores o alteraciones. 

ACCESO INMEDIATO: TRABAJADORES, REPRESENTANTES E INSPECCIÓN 

El sistema debe garantizar tres niveles de acceso: 

1. Trabajadores: derecho a consultar y descargar sus registros en cualquier momento; además recibirán un resumen junto a su nómina. 

1. Representación legal de los trabajadores (RLT): acceso inmediato, con anonimización de los datos personales irrelevantes para proteger la intimidad. 

1. Inspección de Trabajo: acceso remoto y presencial inmediato, en formatos compatibles y legibles.  

Este punto refuerza la necesidad de que todo el sistema sea digital, centralizado y accesible desde cualquier dispositivo autorizado. 

PROTOCOLO INTERNO OBLIGATORIO 

Las empresas deberán crear un protocolo interno de registro, elaborado con participación de la Representación Legal de Trabajadores, que incluya: 

• Procedimientos de registro y modificación 

• Información mínima del sistema. 

• Criterios de protección de datos. 

• Un plan de evaluación periódica del sistema. 

• Formación obligatoria para el personal (y considerada como tiempo efectivo de trabajo). 

Esto implica que el registro horario deja de ser solo una herramienta y pasa a ser un proceso organizativo regulado dentro de la empresa. 

ALCANCE GENERALIZADO 

El borrador extiende la obligación a: 

• Relaciones laborales especiales (empleados del hogar, artistas, alta dirección, etc.) 

• Sectores con jornadas especiales como transportes o sanidad.  

¿QUÉ SIGNIFICA TODO ESTO PARA LAS EMPRESAS? 

Significa que el registro de jornada ya no puede ser un sistema básico, informal ni en papel.
Necesita: 

• Digitalización completa 

• Trazabilidad 

• Auditoría 

• Acceso inmediato 

• Protocolos internos documentados 

Es un cambio profundo, que obligará a muchas empresas a actualizar su tecnología y sus procesos. Sin embargo, también aumentará la seguridad jurídica y la igualdad en el trato laboral.

Cumplimiento ágil del nuevo registro digital

Aquí es donde Vigilant aporta su experiencia: nuestras soluciones están pensadas específicamente para cumplir con el registro digital de forma ágil, rápida y sin complicar el día a día de la empresa. 

Nuestro enfoque se basa en tres pilares: 

• Tecnología accesible: Sistemas que cualquier trabajador puede utilizar sin curva de aprendizaje. 

• Seguridad e integridad: Todos los registros quedan certificados, sellados temporalmente y disponibles para auditoría. 

• Flexibilidad total: Fichaje desde terminales físicos, apps móviles, web o dispositivos como nuestro Fichador NFC o Lector Easy, según las necesidades de cada empresa. 

De esta forma, garantizamos que el cumplimiento legal no suponga una carga, sino una oportunidad para mejorar la organización interna.